excerpt: Die Berliner Verwaltung will KI einsetzen, um Verwaltungstexte in bürgernahe und einfache Sprache (A1–A2) zu übersetzen. Der Text kritisiert, dass damit vor allem eine Übersetzungsschicht über unveränderte bürokratische Textproduktion gelegt wird und Unverständlichkeit als Risikomanagement bestehen bleibt.
Verständlichkeit per Übersetzung
Die Berliner Verwaltung möchte künftig verständlicher kommunizieren, und sie möchte dabei von künstlicher Intelligenz unterstützt werden. Eine Software soll Texte in „bürgernahe Verwaltungssprache“ übersetzen, außerdem in einfache Sprache für Menschen mit Lernschwierigkeiten, mit kurzen Sätzen, klarer Struktur und einem Wortschatz auf A1 bis A2. Das Projekt ist zunächst auf drei Jahre angelegt, was in der Verwaltung ungefähr der Zeitraum ist, in dem man sich einigt, wie das Projekt heißen soll.
Ich halte den Impuls für richtig. Verwaltungstexte sind oft unnötig schwer, nicht weil die Realität so kompliziert ist, sondern weil die Organisation sich über Jahrzehnte daran gewöhnt hat, Risiken über Sprache zu managen. Wer unverständlich schreibt, wird seltener festgelegt. Wer sich festlegt, kann sich irren. Wer sich irrt, produziert Aktenvermerke. Und Aktenvermerke sind, wenn man es freundlich formuliert, ein stabiler Markt.
Das Interessante ist weniger, dass man KI nutzt, sondern wofür. Man nimmt die bestehende Textproduktion, lässt sie weiterlaufen wie bisher, und setzt am Ende eine Übersetzungsschicht davor. Das ist technisch plausibel, organisatorisch bequem, und politisch gut zu kommunizieren. Es ist auch eine kleine Satire auf den Zustand: Die Verwaltung bleibt, wie sie ist, und die Bürgerinnen und Bürger bekommen eine Simultanübersetzung aus dem Dialekt „Zuständigkeit“ in die Sprache „Bitte verstehen Sie uns“.
Übersetzung als Symptom
In der Ankündigung steht, man wolle auf Fachbegriffe verzichten, „sofern es nicht zwingend erforderlich ist“. Das klingt nach Entschlossenheit, ist aber auch eine sehr verwaltungsnahe Formulierung. Denn „zwingend erforderlich“ ist in Behörden ein dehnbarer Begriff. Er beginnt bei wirklich notwendigen juristischen Termini und endet irgendwo bei „Sachgebiet“, „Vorgang“ und „Ermessen“.
Wenn man Verständlichkeit ernst meint, ist Übersetzung nur die zweite Wahl. Die erste Wahl ist, die Quelle zu verändern. Das ist unbequem, weil es nicht nur an der Wortwahl hängt, sondern an Zuständigkeiten, Haftungsfragen, internen Freigaben und an einem tief eingeübten Stil. Der Stil ist nicht zufällig, er ist ein Nebenprodukt der Anreizstruktur. Wer einen Text schreibt, der eine Entscheidung klar benennt, benennt auch Verantwortlichkeit. Wer Verantwortlichkeit benennt, erhöht die Chance, dass jemand nachfragt. Und Nachfragen sind in einer überlasteten Organisation keine abstrakte Gefahr, sondern konkrete Mehrarbeit.
Eine Übersetzungsschicht löst dieses Problem nicht, sie umgeht es. Das kann sinnvoll sein, wenn man schnell etwas verbessern will, ohne die ganze Maschine umzubauen. Es ist aber auch eine Art Eingeständnis, dass man die Maschine nicht anfassen möchte. Die Verwaltung produziert weiterhin Texte, die vor allem nach innen funktionieren, und lässt sie anschließend für außen „verständlich machen“. Das ist wie Untertitel für einen Film, der absichtlich zu leise gemischt wurde.
Hinzu kommt, dass einfache Sprache nicht einfach nur weniger komplizierte Sprache ist. Sie ist eine eigene Textsorte mit klaren Regeln. Sie verlangt, dass man den Kern einer Aussage findet, dass man Prioritäten setzt, dass man Dinge weglässt, die für den Zweck nicht nötig sind. Genau dieses Weglassen ist im Verwaltungsalltag schwer, weil jedes weggelassene Detail als Risiko gelesen werden kann. Übersetzung kann Sätze verkürzen, sie kann Fachwörter ersetzen, sie kann Struktur einziehen. Sie kann aber nicht automatisch entscheiden, welche Information für den konkreten Fall wirklich relevant ist, und welche nur aus internen Absicherungsbedürfnissen stammt.
Wo KI tatsächlich helfen kann
Ich will die Idee nicht kleinreden. Eine gute Übersetzung kann für viele Menschen der Unterschied sein zwischen „ich verstehe, was ich tun soll“ und „ich gebe auf“. Gerade bei Formularen, Bescheiden und Standardbriefen ist der Nutzen real. Viele Texte sind repetitiv, und sie folgen Mustern, die sich maschinell gut bearbeiten lassen. Wenn KI hier als Werkzeug eingesetzt wird, um Varianten zu erzeugen, um verständliche Alternativen vorzuschlagen, und um Redaktionen zu unterstützen, dann kann das schnell Wirkung entfalten.
Der Punkt ist nur, dass man dann ehrlich sein sollte, was man damit tut. Man baut eine zusätzliche Schicht ein, mit eigenem Pflegeaufwand, eigener Verantwortung und eigenen Fehlerklassen. Denn eine Übersetzung ist nicht neutral. Sie ist eine Interpretation. Wenn der Originaltext juristisch präzise, aber kommunikativ unbrauchbar ist, dann wird die Übersetzung zwangsläufig Entscheidungen treffen, die im Original vermieden wurden. Das ist genau der Moment, in dem die Frage nach Verantwortung wieder auftaucht, nur diesmal an einer anderen Stelle.
Wer haftet, wenn die einfache Sprache etwas nahelegt, das der Bescheid so nicht hergibt. Wer entscheidet, welche Begriffe als „zwingend erforderlich“ gelten. Wer prüft, ob die Übersetzung nicht nur freundlich klingt, sondern auch korrekt ist. Und wer trägt die Konsequenzen, wenn Bürgerinnen und Bürger aufgrund einer missverständlichen Vereinfachung Fristen versäumen oder falsche Anträge stellen.
Diese Fragen sind nicht theoretisch. Sie sind der Kern des Projekts. Wenn man sie nicht klärt, wird man am Ende wieder beim alten Muster landen, nur mit neuer Technik. Die Übersetzung wird vorsichtiger formuliert, sie wird mehr Ausnahmen einbauen, sie wird im Zweifel zurück in den Tonfall kippen, den man eigentlich verlassen wollte. Dann hat man KI eingeführt, und die Bürgerinnen und Bürger bekommen eine modernisierte Form der alten Unklarheit.
Die eigentliche Reform sitzt vor der Übersetzung
Wenn ich mir wünschen dürfte, wie man so ein Projekt aufsetzt, dann nicht als „Wir übersetzen jetzt“, sondern als „Wir schreiben neu“. Übersetzung kann ein Einstieg sein, aber sie sollte als Diagnoseinstrument genutzt werden. Wo die KI besonders viel glätten muss, ist der Quelltext wahrscheinlich besonders schlecht. Wo Übersetzungen regelmäßig scheitern, liegt oft ein strukturelles Problem, etwa widersprüchliche Anforderungen, unklare Zuständigkeiten oder Textbausteine, die mehr der internen Absicherung als der externen Information dienen.
Das führt zu einer unbequemen, aber produktiven Einsicht: Verständlichkeit ist nicht primär ein Sprachproblem, sondern ein Prozessproblem. Ein guter Brief entsteht nicht am Ende, wenn jemand die Formulierungen poliert, sondern am Anfang, wenn klar ist, was der Zweck ist, wer die Zielgruppe ist, welche Handlung erwartet wird, und welche Informationen dafür wirklich nötig sind. In vielen Behörden ist diese Klarheit nicht gegeben, weil Texte aus Vorlagen zusammengesetzt werden, die historisch gewachsen sind, und weil jede Änderung durch mehrere Ebenen muss, die jeweils ein eigenes Risiko sehen.
Wenn man das ernst nimmt, ist die wichtigste Investition nicht das Übersetzungsmodell, sondern die Redaktionsfähigkeit der Organisation. Das bedeutet klare Textverantwortung, verbindliche Stilregeln, Schulungen, und vor allem die Erlaubnis, Dinge einfach zu sagen. Es bedeutet auch, dass man juristische Präzision und bürgernahe Erklärung nicht gegeneinander ausspielt, sondern trennt. Der juristische Text bleibt juristisch, die Erklärung wird als Erklärung behandelt, mit eigener Qualitätssicherung und eigener Freigabe.
KI kann dabei helfen, aber eher als Werkzeug in einem redaktionellen Prozess, nicht als Automat am Ende der Pipeline. Sie kann Vorschläge machen, sie kann Inkonsistenzen finden, sie kann auf zu lange Sätze hinweisen, sie kann Varianten für unterschiedliche Zielgruppen erzeugen. Sie kann auch dabei helfen, Texte in modulare Bausteine zu zerlegen, die sich konsistent pflegen lassen. All das ist nützlich, solange klar bleibt, dass das Ergebnis ein Verwaltungsdokument ist, und kein Chat, der sich im Zweifel herausreden darf.
Ein realistischer Maßstab für Erfolg
Wenn man den Erfolg eines solchen Projekts messen will, sollte man nicht mit „Anzahl übersetzter Seiten“ anfangen. Das ist eine interne Kennzahl, die gut aussieht, aber wenig über Wirkung sagt. Wirkung zeigt sich dort, wo die Verwaltung heute Reibung hat. Weniger Rückfragen, weniger Widersprüche aufgrund von Missverständnissen, weniger unvollständige Anträge, weniger Fristversäumnisse, kürzere Bearbeitungszeiten, weil Bürgerinnen und Bürger beim ersten Mal das Richtige tun. Das sind harte, aber faire Kriterien, und sie zwingen dazu, Verständlichkeit als Teil der Leistungserbringung zu sehen, nicht als kosmetische Zusatzleistung.
Dazu gehört auch, dass man akzeptiert, dass nicht jeder Text auf A1 bis A2 sinnvoll abbildbar ist. Es gibt komplexe Rechtsmaterien, und es gibt Entscheidungen, die nicht freundlich werden, nur weil man sie in kurze Sätze zerlegt. Einfache Sprache ist kein Zauberstab. Sie ist eine Brücke, und Brücken müssen tragfähig gebaut werden. Manchmal braucht es neben der Brücke auch eine Ansprechperson, eine Hotline, ein gut gestaltetes Formular, oder eine digitale Anwendung, die den Fall führt, statt ihn nur zu beschreiben.
Wenn Berlin hier nur eine Übersetzungsschicht einzieht, wird es kurzfristig besser aussehen und langfristig wenig ändern. Wenn Berlin die Übersetzung als Hebel nutzt, um die eigene Textproduktion zu reformieren, kann es tatsächlich bürgernäher werden, nicht als PR-Formel, sondern als organisatorische Praxis.
Am Ende ist die Frage nicht, ob KI Verwaltungssprache übersetzen kann. Das kann sie, mit allen bekannten Einschränkungen. Die Frage ist, ob die Verwaltung bereit ist, sich so festzulegen, dass Übersetzung irgendwann weniger nötig wird. Das wäre die eigentliche Modernisierung, und sie beginnt nicht im Modell, sondern in der Verantwortung für klare, überprüfbare Aussagen.